Concours 2004
Règlement Officiel à la date du 28 juin 2004

Les modification éventuelles à ce Règlement postérieures à la date du 28 juin 2004 seront publiées sur le site web du Fonds (www.FondoMinkaChorlavi.org)

I. SUR LE DOCUMENT PRÉSENT ET D'AUTRES TEXTES COMPLÉMENTAIRES

1. Le présent Règlement du Fonds Mink'a de Chorlaví (dorénavant le Fonds) établit les règles et procédures pour la réalisation des Concours de Projets du Fonds et pour l'exécution de projets co-financés par celui-ci. La version officielle du présent document est celle publiée sur le site web du Fonds (http://www.FondoMinkaChorlavi.org) y compris les changements que le Fonds considérerait nécessaire incorporer à n'importe quel moment.

2. L'objectif général du Fonds Mink'a de Chorlaví est de faciliter l'apprentissage organisationnel pour améliorer les interventions visant à combattre la pauvreté, modifier les systèmes d'exclusion, promouvoir le développement rural durable et améliorer l'utilisation des ressources naturelles en articulant le monde de l'expérience avec celui où s'institutionnalisent les leçons que l'on en tire.

3.  Toute proposition devra inclure nécessairement une Organisation Coordonnatrice et pourra (sans que cela soit une exigence obligatoire) inclure une ou plus Organisations Co-exécutrices. L'Organisation Coordonnatrice est celle qui : (i) représente auprès du Fonds l'ensemble d'organisations qui se sont réunies pour la conception et l'exécution du projet, (ii) signe le Contrat si la proposition devient gagnante et, en conséquence, est légalement responsable de son accomplissement, (iii) reçoit les ressources de co-financement apportées par le Fonds et est responsable de son administration et de la reddition de comptes, et (iv) est responsable de la présentation de rapports.

4.  Toute organisation publique ou privée constituée en personne morale dans les pays de l'Amérique Latine et des Caraïbes peut participer aux propositions de projets présentées aux Concours du Fonds. Les organisations Coordonnatrices de chaque projet ne pourront pas être des entités à but lucratif. Pourtant, ces organisations pourront y participer en qualité d'Organisations Co-exécutrices.

5.  Une même organisation, participant comme Organisation Coordonnatrice, ne peut s'adjuger qu'un projet au maximum à chaque Concours. Si la même Organisation Coordonnatrice présente deux propositions ou plus au même Concours, seulement une de ces propositions pourra être choisie pour recevoir l'appui du Fonds. Une même organisation peut participer comme Organisations Co-exécutrice à tous les projets qu'elle considérerait convenable. Une même organisation peut être Organisation Coordonnatrice d'un projet et Organisation Co-Exécutrice d'un ou plusieurs projets additionnels.

IV. OGLIGATIONS ASSUMéES PAR LES ORGANISATIONS QUI PRÉSENTENT LEUR CANDIDATURE AU FONDS.

6.  Les organisations qui participent aux projets présentés aux Concours du Fonds, soit en qualité de coordonnatrices des projets ou de co-exécutrices, s'obligent, du seul fait de présenter leur candidature, à respecter les dispositions du présent Règlement, en ce qui concerne la Convocation au Concours et aux Contrats éventuellement signés pour la mise en oeuvre des projets. Ces organisations s'obligent notamment à exécuter les projets en concordance avec la proposition présentée au Concours et à participer de façon active aux activités d'analyses comparative et communication de résultats qui auront lieu comme faisant partie du Cycle de Concours.

V. RÉCEPTION DES CONSULTATIONS

7.  Une fois publié le Règlement et la Convocation au Concours, et jusqu'à 20 jours avant la date fixée comme échéance final pour la remise des propositions, les intéressés pourront faire des consultations en demande d'éclaircissements sur des aspects spécifiques du Règlement ou de la Convocation. Les consultations devront être adressées à l'adresse signalée au site web du Fonds et à la fin du présent Règlement. Les consultations et les réponses seront publiées sur le site web du Fonds.

8.  Les consultations portant sur l'avis du Fonds en ce qui concerne l'éligibilité des candidats, le contenu ou la qualité d'une proposition en particulier, ne seront pas répondues.

9.  La propositions devront respecter obligatoirement le format suivant: 

(a)    Couverture. Une page avec : (i) Le titre du projet ; (ii) le nom complet, le sigle et le pays de l'Organisation Coordinatrice du projet ; (iii) le nom complet de la personne responsable de la proposition à l'Organisation Coordonatrice, ainsi que son adresse postale, téléphone, fax et courrier électronique ; (iv) si c'est le cas, le nom complet, le sigle et le pays de chacune des Organisations Co-exécutrices du projet.

(b)   Résumé executif: Le résumé devra inclure une synthèse de : (i) la justification du projet (Pourquoi est-il important de faire ce projet ?) ; (ii) ses bénéficiers directs et indirects (Qui s'intéresse au projet ?) ; (iii) les objectifs et les produits attendus (Quels sont les résultats offerts par le projet ?), et (iv) la méthodologie (Comment va-t-on arriver à ces résultats ?). Il devra également être signalé dans un paragraphe bref le coût total du projet et le montant total du co-financement sollicité au Fonds, en dollars américains, ainsi que le délai total prévu pour la réalisation du projet, en mois. Enfin, le dernier paragraphe du résumé exécutif devra nommer les Organisations Coordonnatrices et Co-exécutrices, signalant le nom du pays où elles ont la personnalité morale et si elles sont ou non des organisations privées à but non lucratif.

(c)    Antécédents et justification. Il y a quatre questions qui doivent être répondues dans cette partie de la proposition : (i) Pourquoi et pour qui ce projet est-il important ? (ii) Quels sont les antécédents de ce projet ? (études ou projets de développement déjà existants, faits politiques ou sociaux qui motivent ou font urgente la recherche, etc.) ; (iii) Dans quelle mesure ce projet complète-t-il ou ajoute de la valeur à d'autres projets ou des initiatives déjà en cours ? ; (iv) Quel est le rapport claire et direct entre le projet et le Thème de la Convocation à Concours du Fonds ?

(d)   Objectifs généraux et spécifiques. L'objectif général concerne le but de développement plus vaste auquel le projet va contribuer. Les objectifs spécifiques sont les résultats ou produits ou effets que le projet va générer de façon directe. Les objectifs spécifiques doivent être formulés de la façon la plus concrète et directe possible, et ils doivent être vérifiables. Pour que le projet soit déclaré éligible et qu'il puisse être évalué, il est indispensable  que l'objectif général et les objectifs spécifiques aient un rapport claire et direct avec les « Questions d'Orientation des Projets » figurant sur la Convocation 2004.

(e)    Méthodologie du projet. La question à répondre dans cette section du document-projet est la suivante : Comment les objectifs généraux et spécifiques du projet seront-ils réussis? La méthodologie doit être présentée en plusieurs sections, dont chacune doit décrire de façon claire : (i) les méthodes à utiliser (par exemple, « pour atteindre l'objectif spécifique de disposer d'un diagnostic des ressources productives contrôlées par les femmes, sera employé la méthode de Diagnostic Rural Participatif ... » ; (ii) les principales activités à réaliser ou les outils à employer (par exemple, une activité pourrait être : « un atelier sera réalisé avec un groupe de 10 femmes de la communauté et des médecins du service de santé à fin d'identifier les causes les plus importantes de la dénutrition infantile de la zone... ». Un outil appliqué pourrait être : « Un sondage d'opinion sera appliqué à tous les extensionistes travaillant dans la zone ») ; (iii) qui réalisera chacune des activités (par exemple, « l'évaluation des résultats des Essais des Méthodes de Travail Agricole Conservationiste sera réalisée par les Moniteurs Paysans conjointement avec les techniciens de l'ONG », et (iv) Les résultats ou produits partiels et finals obtenus dans chaque activité ou ensemble d'activités (par exemple, « Des Cartes des Ressources de la Communauté seront obtenues par genre et par âge des membres ». Il est très outil d'inclure un tableau de synthèse de la méthodologie comme le suivant :

g) Budget. Le budget devra être exprimé en dollars américains. Le format obligatoire du budget est le suivant :

(ii) L'item de Frais d'Opérations inclut les coûts directs de tous les biens et services demandés pour la réalisation des activités du projet, sauf les investissements .

(iii) L'item d'Investissements inclut le coût de tous les biens meubles et immeubles qu'on devra acquérir pour satisfaire les besoins directes du projet. Il comprend l'achat de véhicules et d'équipes informatiques ou audiovisuels. Le Fonds ne contribuera pas au financement d'investissements.

(iv) L'item de Frais Administratifs inclut les coûts des services d'appui directs ou indirects demandés par le projet (bureau, comptabilité, appui de secrétaires,  électricité, services de documentation ou bibliothèque, etc.).

(v) L'item d'Imprévus représente une somme maximale de jusque 5% de l'item  d'opérations que le coordinateur du projet peut destiner à renforcer les items du Personnel ou d'Opérations sans besoin de solliciter autorisation au Fonds. L'usage de cet item devra être expliqué ex post dans le rapport financier du projet.

(vi) La colonne «Autres apports» inclut les frais financés par les institutions 1participant au projet et/ou ceux qui seront financés par quelconque source qui ne soit pas le Fonds.

(vii) L'apport total sollicité au Fonds devra être égal ou inférieur à US$15,000 pour des projets à être réalisés dans un seul pays, ou à US$20,000 pour des projets à être réalisés en deux ou plusieurs pays.

(h) Annexes. Le projet devra inclure deux annexes : (i) Annexe d'Expérience Institutionnelle de l'organisation ou organisations participantes, dans lequel sera décrite l'expérience des institutions ou des entités participantes depuis janvier 1998. (ii) Annexe de Curriculum Vitae du Personnel Principal à participer au projet.

10. Les propositions pourront être présentées écrites en espagnol, portugais, anglais ou français.

11. La longueur maximale totale des propositions, depuis la couverture jusqu'aux annexes, y compris les deux, ne devra pas dépasser les 15,000 mots (30 pages environ). Le Fonds se réserve le droit de ne pas accepter ni traiter les propositions qui dépassent la limite d'extension fixée.

12. Les candidats devront faire parvenir leurs propositions et tous les documents annexes énoncés par ces bases à l'adresse figurant à la fin du présent Règlement dans le délai signalé par le point suivant. La réception de la propositions au-délà du délai signalé, ou la réception de celle-ci de façon incomplète, sera motif suffisant et automatique pour disqualifier la proposition. Les arguments pour éviter la disqualification prétextant des empêchements techniques, physiques, légaux ou administratifs ne seront pas acceptés, même si l'empêchement aurait été de force majeure et étrangère à la volonté du candidat.

13. Le délai pour la réception de la proposition et de tous les documents annexes arrive à échéance le lundi 27 septembre 2004, à 9 heures, heures de Santiago du Chili.

14. Les candidatures doivent inclure les documents suivants pour être reçues de conformité et être admises au concours:

(a)  Document-Projet et ses annexes. Si la proposition est envoyée par poste aérienne ou par courrier, une copie en papier et une copie de l'archive informatique en disquette de 3 ½ ou CD ROM du document principal et des annexes. Si la proposition est envoyée par courrier électronique, un ou plusieurs «attachements» avec l'archive informatique du document principal et des annexes.

(b)  Lettre d'Engagement de l'Organisation Coordonnatrice, signalant : (i) Que l'Organisation, identifiée par son nom complet, s'engage à signer le contrat respectif et à participer à l'exécution du projet au cas où elle devienrait gagnante du Concours ; (ii) que l'organisation s'oblige à réaliser les apports au financement du projet d'après ci qui a été établi dans le budget de la proposition ; (iii) que l'organisation connaît et accepte les termes du Règlement et de la Convocation à concours du Fonds Mink'a de Chorlaví ; (iv) le type de personnalité morale de l'organisation et le pays où elle est légalement constituée, explicitant qu'il ne s'agit pas d'une entreprise privée à but lucratif. Cette lettre d'engagement devra être signée par une personne ayant l'autorité d'établir des engagements au nom de l'organisation. Si la proposition est envoyée par poste aérienne ou par courrier, des originaux des lettres d'engagement devront y être inclus. Si la proposition est envoyée par courrier électronique, ces lettres d'engagement pourront être envoyées par fax, avec une lettre-couverture indiquant de façon claire à quelle proposition correspondent les lettres.

15. Les propositions et leurs annexes devront être présentées en format électronique en archives qui puissent être lus directement avec le software Word, version 2000, pour PC. Prière de ne pas inclure des tableaux, des images ou des graphiques que augmentent la taille de l'archive au delà de 500 à 700 kilobytes environ.

VIII. ÉVALUATION DES PROPOSITIONS SELON DES CRITÈRES D'ÉLIGIBILITÉ

16. Les propositions reçues dans le délai signalé dans le chapitre précédent seront évaluées par le personnel embauché par le Fonds afin de s'assurer que les critères d'éligibilité signalés par la suite seront respectés :

(a)    Documentation complète conformément au Règlement. Toute proposition doit inclure la totalité des documents sollicités, c'est-à-dire : (i) document principal conformément au format signalé par ce Règlement ; (ii) annexes au document principal ; (iii) lettre d'engagement de l'Organisation Coordonatrice de la proposition.

(b)   Montants totaux de co-financement de la part du Fonds dans les limites maximales signalées.

(c)    Durée totale du projet égale ou inférieure à 12 mois.

(d)   Type d'Organisation Coordonatrice. L'organisation qui remplit le rôle de coordonatrice du projet est légalement constituée dans un pays de l'Amérique Latine ou des Caraïbes et ce n'est pas une entreprise privée à but lucratif.

(e)    Projet cadré avec le thème du Concours. Les antécédents, objectifs, produits attendus et méthodologie du projet indiquent que la proposition remplit les termes de la Convocation à Concours.

(f)     Le Projet correspond aux initiatives d'intérêt du Fonds. Les projets devront être des initiatives de systématisation d'expériences (politiques, investissements publics ou privés, programmes, projets, etc.) cadrés avec le thème de la Convocation au concours. Les propositions de recherche universitaire ou celles qui correspondent plutôt à des projets d'actions de développement, sans un composant principal et central de systématisation d'expériences, ne sont pas éligibles.

17. Il suffit qu'une proposition ne remplisse seulement l'un des critères d'éligibilité signalés pour qu'elle soit disqualifiée automatiquement.

IX. ÉVALUATION DES PROPOSITIONS SELON DES CRITÈRES DE MÉRITE

18. Les propositions déclarées éligibles seront lues et évaluées par au moins deux évaluateurs anonymes.

19. Le mérite de chaque proposition sera qualifié conformément aux critères suivants :

(a)    La clarté et la qualité générale de la proposition présentée au concours. Ce facteur sera mesuré d'après les aspects suivants : (i) que le projet soit bien justifié, c'est-à-dire que dans la section «Antécédents et Justification» de la proposition, le problème ou thème qu'on prétend résoudre soit présenté de façon claire et avec un langage direct ; (ii) que les bénéficiers directs et potentiels du projet soient identifiés de façon claire et directe dans la section «Antécédents et Justification» de la proposition, c'est-à-dire préciser quels secteurs sociaux et/ou agents et /ou décideurs ont intérêt au projet et pourquoi cet intérêt ; (iii) que le point d'arrivée du projet soit présenté de façon explicite, c'est-à-dire que les objectifs spécifiques et les produits et résultats soient claires, concrets et vérifiables ; (iv) que la méthodologie du projet soit claire et qu'elle conduise à la réussite des objectifs spécifiques, et qu'elle corresponde à un processus de systématisation, c'est-à-dire à un processus de mise en ordre et de réflexion critique à partir d'une ou plusieurs expériences de développement sur une question ou préoccupation prédéfinie, comptant sur la participation des acteurs locaux et orientée vers la génération de leçons apprises qui permettent d'améliorer l'action propre ainsi que de contribuer à un corps plus vaste de connaissances ; (v) que le projet ait de la cohérente interne, c'est-à-dire qu'il existe un rapport direct entre le problème que le projet prétend résoudre, l'objectif général, les objectifs spécifiques, la méthodologie, les produits ou résultats, le chronogramme et le budget. Le maximum à assigner pour ce critère est 17 points.

(b)   L'aspect innovateur de la ou les expériences systématisées et le potentiel pour rendre des leçons de grand intérêt. Le Fonds souhaite privilégier des projets de recherche appliquée et de recherche-action systématisant des expériences concrètes de développement pouvant être considérées innovatrices par ses stratégies, approches, concepts, méthodes, formes d'organisation ou d'autres aspects d'intérêt public. En même temps, seront privilégiées des propositions où les expériences systématisées soient d'intérêt ample au niveau latino-américaine, c'est-à-dire des propositions contenant le potentiel de rendre des conclusions, recommandations et apprentissages qui puissent être utiles pour un grand nombre d'agents impliqués dans des expériences différentes. Le maximum de points à assigner à ce critère est 18.

(c)    Le traitement du thème de l'équité entre les divers secteurs de la population concernée par l'expérience systématisée par le projet, incluant des hommes et des femmes du secteur rural. En conséquence, la priorité du Fonds sera donnée aux propositions de projets contenant un traitement spécifique  et direct du thème d'équité, c'est à dire (i) qui se réfèrent à des expériences de gestion décentralisée de l'environnement dans des zones rurales conçues tenant compte expressément de cette considération d'équité au sein de populations rurales (par exemple, une conception où une approche d'équité de genre ou ethnique a été appliquée), et/ou (ii) qu'elles comprennent l'analyse explicite des variables ou phénomènes concernant l'accès égalitaire des différents secteurs de la population rurale aux opportunités de développement dans l'analyse des facteurs déterminants des résultats ou effets du processus de gestion de l'environnement dans le secteur rural, et/ou (iii) que l'analyse des effets et résultats des processus de gestion décentralisée de l'environnement comprenne la considération de la distribution de ces effet et résultats sur les différentes secteur de la population rurale. Le maximum de points à assigner pour ce critère est 16.

(d)   L'expérience de l'équipe exécutrice du projetdans la réalisation de projets de systématisation, recherche appliquée et recherche-action. Ce critère inclut aussi bien l'expérience institutionnelle que l'expérience des individus remplissant un rôle important dans le projet. Il sera mesuré également le type et le degré de participation des différents agents du processus de gestion environnementale décentralisée dans le secteur rural à la systématisation de leur propre expérience. Le maximum de points à attribuer pour ce critère est 16.

(e)    Focalisation. Le Fonds préfère appuyer des projets bénéficiant directement des territoires d'une haute incidence de pauvreté rurale et d'une haute incidence de processus de détérioration des ressources naturelles. Il sera attribué également un nombre de point plus élevé aux projets bénéficiant des secteurs sociaux ruraux traditionnellement exclus, comme les femmes, les niveaux de pauvreté extrême, les communautés indigènes ou afro-américaines jeunes. Le maximum à assigner pour ce critère est 10 points.

(f)     Le rapport de complémentarité et d' «ajout de valeur» du projet proposé avec d'autres activités et projets déjà en cours de réalisation par d'autres organisations participantes. Pour que ce critère puisse être appliqué, il est nécessaire que le projet représente de façon nette une action additionnelle et différente, mais complémentaire, à celles déjà en cours de réalisation, et non une simple augmentation en quantité ou intensité ou couverture d'activités déjà en oeuvre ou déjà prévues. Le maximum à assigner pour ce critère est 10 points.

(g) La collaboration et la coopération dans la diversité. Le Fonds est intéressé pour la promotion de la coopération et le dialogue entre des organisations différentes. Cette diversité peut provenir des différents pays d'origine des organisations (ou des différentes régions au Brésil, Mexique et l'Argentine), ou de la spécialisation en thèmes divers (par exemple, une organisation peut avoir une trajectoire en micro-crédit et l'autre en conservation de ressources naturelles), ou du type d'organisation (par exemple, des ONG collaborant avec des universités). Le maximum à assigner pour ce critère est 10 points.

(g)    L'apport des candidats au co-financement du projet. Le Fonds apporte seulement un complément au financement des projets. Plus le pourcentage du budget total du projet sera élevé, plus grand sera le nombre de points attribués  pour ce critère. Pour l'application de ce critère on tiendra compte seulement de l'apport des participants au financement des coûts directs du projet (c'est-à-dire, ils sont exclus les apports aux coûts généraux, les coûts d'administration ou «overhead»). Le maximum à attribuer pour ce critère est 3 points.

20. Les candidats ont la responsabilité de s'assurer que leur proposition contienne une information relevante et suffisante permettant aux évaluateurs d'appliquer les critères ci-dessus. Les évaluateurs réviseront et émettront leurs avis sur la base de l'information contenue dans la proposition. Si l'information n'est pas suffisante ou si elle est ambiguë, les réviseurs considéreront que les exigences ne sont pas remplies.

21. Les points octroyés par chaque réviseur à chaque proposition, et la justification correspondante, seront enregistrés par écrit. Le nombre de points de chaque proposition sur chaque critère méritoire sera la moyenne des points octroyés par chaque réviseur. Au cas ou il y auraient des différences importantes (plus de 20%) entre deux évaluateurs dans la qualification du même projet, on fera appel à un troisième avis indépendant, pourvu qu'au moins un de deux évaluateurs originaux ait assigné une qualification totale de 55 points ou plus à la proposition.

X. ADJUDICATION DU CONCOURS SELON DES CRITÈRES DE SÉLECTION

22. Les propositions qui seront considérées par le Comité du Fonds pour l'assignation de co-financement seront celles ayant réussi une qualification élevée et régulière, c'est-à-dire :
(a) Que les critères méritoires décrits dans les paragraphes 19 (a), 19(b), 19(c), 19 (d) et 19(e) aient obtenu un nombre de points équivalant au moins à 55% du nombre de points obtenu par le projet mieux qualifié selon ce critère

(B)  Qu'il ait obtenu une qualification totale égale ou supérieure à 55% de la qualification obtenue par la proposition avec le nombre de points total le plus élevé.

a) Si entre les projets considérés après l'étape d'évaluation selon le critère de mérite il existe un déséquilibre régional évident, c'est-à-dire que tous ou la majorité de projets proviennent d'une ou deux régions. à cet effet, sont considérées comme régions les suivantes : (i) Mexique et l'Amérique Centrale (y compris Panama), (ii) les Caraïbes, Belize, Surinam et Guyane, (iii) la Région Andine (Venezuela, Colombie, équateur, Pérou et Bolivie), (iv) Cône Sud (Brésil, Argentine, Chili, Paraguay et Uruguay).

(a)    Si parmi les projets considérés après l'étape d'évaluation selon le critère de mérite existe un déséquilibre évident en ce qui concerne les contenus thématiques des projets approuvés qui empêcherait ou ferait difficile que les projets gagnants constituent un ensemble harmonique et cohérent pouvant faire l'objet d'une analyse comparée afin d'en tirer des résultats, des conclusions et des recommandations générales.

(b)   Si la différence en qualification totale entre deux projets ou plus faisant l'objet de la discussion lors de l'étape de sélection est égale ou inférieure à 15 points.

XI. INFORMATION SUR LES RÉSULTATS DU CONCOURS.