Groupe chorlaví

 

Concours fond Mink’a de Chorlaví 2008

 

 Règlement officiel au 28 juillet 2008

 

 

Les modifications éventuelles, du Règlement ci-présent, postérieures aux 28 Juillet, seront publiées sur le site web du Groupe Chorlaví (www.grupochorlavi.org)
 

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Table des Matières

 

 

 I. AU SUJET DU DOCUMENT CI-PRÉSENT ET D’AUTRES TEXTES COMPLEMENTAIRES

II. BUT

III. AU SUJET DE LA STRUCTURE DU CONCOURS

IV. AU SUJET DES ORGANISATIONS QUI PEUVENT S’Y PRESENTER

V. AU SUJET DES OBLIGATIONS QU’ASSUMENT LES ORGANISATIONS QUI SE PRESENTENT AU FOND

VI. AU SUJET DE LA RECEPTION DES QUESTIONS

VII. FORMAT DES PROFILS DE PROJET

VIII. EVALUATION DES PROFILS SELON DES CRITERES D’ELIGIBILITE

IX. EVALUATION DES PROFILS SELON DES CRITERES DE MERITE

X. FORMAT DES PROPOSITIONS FINALES DE SYSTEMATISATION

XI. RECEPTION ET DELAI POUR FOURNIR LES PROPOSITIONS

XII. EVALUATION DES PROPOSITIONS SELON DES CRITERES DE MERITE

XIII. DECERNEMENT DU CONCOURS SELON LES CRITERES DE SELECTION

XIV. PUBLICATION DES RESULTATS DU CONCOURS

XV. CONTRATS

XVI. RAPPORTS

XVII. ACTIVITES POSTERIEURES A L’EXECUTION DES PROJETS

XVIII. FONCTIONS ET ATTRIBUTIONS PENDANT LE CONCOURS

XIX. REGLES GENERALES

XX. DELAIS

XXI. ADRESSE DE COMMUNICATION

 


 

I. AU SUJET DU DOCUMENT CI-PRÉSENT ET D’AUTRES TEXTES COMPLEMENTAIRES

1.      Le Règlement ci-présent du Fond Mink'a de Chorlaví qu’on nommera par la suite, le Fond, établit les règles et les procédures pour la réalisation des Concours des Projets du Fond et pour l’exécution des projets qui soient co-financés par celui-ci. La version officielle du document ci-présent est celle qui a été publiée sur le Site Web du Groupe Chorlaví qu’on nommera par la suite, Le Fond, (www.grupochorlavi.org), en incluant même les changements que le Conseil du Groupe estime nécessaires d’ajouter à n’importe quel moment.

II. BUT

2.      Le Fond Mink’a de Chorlaví est un mécanisme de concours annuel du Groupe Chorlaví qui a pour but de financer des projets de systématisation ou de recherche appliquée à des expériences innovatrices de transformation institutionnelle et/ou productive des sociétés rurales en Amérique Latine, dans le cadre d’un cycle d’apprentissage social. On entend par cycle d’apprentissage social l’ensemble des activités de systématisation, de réflexion de critique, de dialogue, de communication et de documentation, entre autres, qui, au moyen d’un processus systématique, analytique et intégral, cherchent à donner des réponses à des questions posées autour d’un sujet spécifique et éminent.

 

iii. AU SUJET DE LA STRUCTURE DU CONCOURS

3.      Le Concours du Fond Mink’a de Chorlaví se structure autour de deux étapes : sélection des profils de projet et sélection des projets finals de systématisation. Lors de la première étape, on pré-sélectionnera 20 profils, à partir desquels les institutions responsables devront formuler une proposition finale de systématisation. Au sein de ce groupe de projet, on fera en sorte que les moyens du Fond soient octroyés en suivant l’ordre stricte de la notation selon les critères qui sont établis plus bas, jusqu’à l’épuisement des moyens dont dispose le Concours. Cependant, on cherchera à obtenir la représentation géographique la plus large possible, selon les critères que l’on précisera par la suite. Les délais pour chaque étape sont précisés dans la partie “Délais” du Règlement ci-présent.  .

Iv. AU SUJET DES ORGANISATIONS QUI PEUVENT S’Y PRESENTER

4.    Chaque proposition devra inclure nécessairement une Organisation Coordinatrice et pourra par ailleurs (sans que ce soit une exigence obligatoire) avoir une ou plusieurs Organisations Co-Exécutrices. L’Organisation Coordinatrice est celle qui : (i) représente devant le Fond l’ensemble des organisations qui se sont réunies pour concevoir et réaliser le projet ; (ii) souscrit au Contrat si sa proposition s’avère gagnante et, par conséquent, est responsable légalement de sa réalisation ; (iii) reçoit les moyens de co-financement fournis par le Fond et est responsable de son administration et au moment de rendre des comptes ; et (iv) qui est responsable de la présentation des rapports. 

5.    Peut y participer n’importe quelle organisation publique ou privée qui ait une personnalité juridique  dans n’importe quel pays d’Amérique Latine et des Caraïbes. Les Organisations Coordinatrices de chaque projet ne pourront pas être des entités à buts lucratifs. Cependant, ces organisations pourront participer comme Organisations Co-exécutrices.  

6.    Une même organisation, qui participe comme Organisation Coordinatrice, peut s’attribuer au maximum un seul projet dans chaque Concours. Si une même Organisation Coordinatrice présente deux ou plusieurs profils dans un même Concours, parmi lesdites propositions, une seule pourra être retenue et passer à la deuxième étape de l’élaboration des propositions finales de systématisation. Néanmoins, une même organisation peut participer comme Organisation Co-Exécutrice au nombre de projets qu’elle estime convenable. Une même organisation peut aussi être à la fois Organisation Coordinatrice d’un projet et Organisation Co-exécutrice d’un ou de plusieurs projets supplémentaires.

V. AU SUJET DES OBLIGATIONS QU’ASSUMENT LES ORGANISATIONS QUI SE PRESENTENT AU FOND

7.    Les organisations qui se présentent aux Concours du Fond, que ce soit en tant que coordinatrices des projets ou en tant que co-exécutrices de ceux-ci, sont obligées, par le seul fait de le faire, de se soumettre à ce qui a été établi par ce Règlement, en ce qui concerne la Convocation au Concours et quant aux Contrats auxquels elles pourraient éventuellement souscrire pour mettre en place les projets. Lesdites organisations s’engagent tout particulièrement à exécuter les projets en respectant la proposition présentée au Concours et à participer activement aux activités d’analyse comparative et de publication des résultats qui auront lieu dans le cadre d’un cycle d’apprentissage social.

Vi. AU SUJET DE LA RECEPTION DES QUESTIONS

8.    Une fois que le Règlement et la Convocation au Concours auront été publiés et jusqu’à 10 jours avant la date choisie pour le délai final de l’envoi des profils, ceux qui le souhaitent pourront poser des questions afin d’éclaircir certains aspects spécifiques du Règlement ou de la Convocation. Les questions doivent être adressées à l’adresse indiquée sur le site web du Groupe et qui figure à la fin du Règlement ci-présent. Les questions et les réponses seront publiées sur le site web du Groupe.

9.    Il n’y aura pas de réponse pour les questions qui chercheront à demander au Groupe son avis au sujet de l’éligibilité, contenu ou qualité d’un profil en particulier.

 

VII. FORMAT DES PROFILS DU PROJET

10. Les propositions de l’étape “profils” doivent utiliser obligatoirement le format suivant :

(a)    Couverture. Une page avec : (i) Le titre du projet ; (ii) le nom complet, le sigle et le pays de l’Organisation Coordinatrice du projet ; (iii) le nom complet de la personne responsable de la proposition dans l’Organisation Coordinatrice, ainsi que son adresse postale, téléphone, fax et courrier électronique ; (iv) si nécessaire, le nom complet, le sigle et le pays de chacune des Organisations Co-Excécutrices du Projet.

(b)    Descriptif de l’expérience qui précise les antécédents et leurs caractéristiques les plus importantes qui concernent le sujet central de la Convocation, puis expliquer pour qui et pourquoi la réalisation de cette proposition est importante (500 mots maximum)

(c)    Justification  de comment l’expérience a un rapport avec le sujet de la Convocation, quelle est la question de systématisation et sur quels aspects ou dimensions particulières de l’expérience le projet se concentrera-t-il pour répondre à la question posée (par exemple : développement d’aspects liés à l’organisation, commercialisation ; aspects sociaux et réseaux de soutien, etc.) (500 mots maximum).

(d)   Budget global et durée du projet. Le budget doit figurer en US$. On doit tenir en compte que le budget maximum pour les projets qui seront réalisés dans un seul pays est de 15 mille dollars et de 20 mille si c’est le cas pour deux pays ou plus. Vous êtes priés d’indiquer le budget global et de signaler l’apport du Fond et des autres sources de financement qui entrent en ligne de compte. La durée des projets ne doit pas dépasser 12 mois.

(e)    Présentation de l’Organisation Coordinatrice, des Organisations Co-Exécutrices et de l’Equipe de Systématisation : indiquer la personnalité juridique de l’organisation coordinatrice et faire une bref descriptif de l’expérience de la ou des organisations qui y participent, ainsi que des équipes de chercheurs sur le sujet de la Convocation ( 300 mots maximum ).

(f)     Le profil au total aura 1.300 mots sans compter la couverture, le budget global et la durée du projet. Les profils avec un nombre supérieur de mots à celui qui vient d’être établi ne seront pas acceptés.

11. Les profils peuvent être présentés en espagnol, en portugais, en anglais ou en français. Si le profil de projet est envoyé par courrier aérien ou par la Poste, il devra inclure une copie papier et une copie de l’archive électronique sur une disquette de 3 1/2" ou sur CD-ROM. Ou sinon, si la proposition est envoyée par courrier électronique, ce sera en  pièce jointe avec l’archive électronique du document principal. 

12. Le délai pour l’envoi des profils de projet s’étend jusqu’au mardi 30 septembre 2008, à 13h, heure de Santiago du Chili.

VIII. EVALUATION DES PROFILS SELON DES CRITERES D’ELIGIBILITE

13. L’évaluation de l’éligibilité des profils sera réalisée par l’équipe de Coordination du Groupe qui pourra faire appel à des experts sur le sujet, si le nombre de profils le justifie, afin de respecter les délais établis pour la publication des résultats qui sont précisés plus loin. L’éligibilité sera déterminée à partir de l’évaluation des éléments suivants :

a)    Profil en accord avec le format de présentation. Chaque profil doit inclure l’information sollicitée plus haut en respectant le nombre de mots qui y correspond.

b)    Sommes totales de co-financement de la part du Fond dans les limites maximum qui ont été précisées.

c)    Une durée du projet qui n’excède pas 12 mois.

d)    Type d’Organisation Coordinatrice. L’organisation qui joue le rôle de coordinatrice du projet est légalement constituée dans un pays d’Amérique Latine et des Caraïbes et n’est pas une société à buts lucratifs. 

e)    Profil dans le sujet du Concours. Les antécédents et la justification du projet indiquent que la proposition respecte les termes de la Convocation au Concours.

f)     Profil qui correspond aux initiatives qui intéressent le Groupe. Les profils devront correspondre aux initiatives de systématisation des expériences (politiques, investissements publiques ou privés, programmes, projets, etc.) dans le sujet de la Convocation au Concours. Ne seront pas éligibles les profils qui auront pour but la recherche académique ou ceux qui sont plutôt des profils de projets d’action pour le développement qui n’aient pas une composante principale et centrale de systématisation des expériences. 

14. Il suffira que le profil ne fournisse pas un seul des critères de l’éligibilité pour qu’il soit disqualifié automatiquement du concours. 

IX. EVALUATION DES PROFILS SELON DES CRITERES DE MERITE

15. Les profils qui seront déclarés éligibles, seront lus et évalués par des évaluateurs anonymes sous la surveillance de l’Equipe de Coordination du Groupe. 

16. Le mérite de chaque proposition sera jugé selon les critères suivants :

a)    Que le descriptif de l’expérience soit clair, cohérent et axé sur les aspects importants pour le sujet central de la Convocation. Par ailleurs, qu’il soit établi pour qui et pourquoi l’exécution de ce projet est importante. 15 points maximum.

b)    Que le rapport de la proposition avec le sujet central de la convocation soit clairement justifié ; et que la question de systématisation et des projets ou dimensions particulières de l’expérience sur laquelle se centrera le projet pour répondre à la question posée, soient clairement formulés. 15 points maximum. 

c)    L’expérience pratique et/ou de recherche de l’Organisation Coordinatrice et des Co-exécutrices ainsi que celle de l’équipe de systématisation, en ce qui concerne le sujet du concours. 10 points maximum.

17. La sélection se fera en suivant l’ordre stricte de notation d’après le nombre final des points obtenus par chaque profil. Cependant, on pourra omettre le critère de prélation d’après le nombre de points au total afin d’obtenir un meilleur équilibre entre les différentes zones géographiques d’Amérique Latine et des Caraïbes et d’encourager l’inclusion des Organisation Rurales et des Organisations Sociales. L’Equipe de Coordination du Groupe ne pourra s’attribuer ce droit que si la différence au niveau des points totaux entre deux ou plusieurs projets qui prêtent à débat lors de la sélection, soit inférieure ou égale à 5 points.

18. 20 profils seront sélectionnés dont on dévoilera le nom que 4 semaines après, au maximum, en partant de la date finale de réception. Le groupe de révision composé par ceux qui font la Coordination du GC, émettra des suggestions à chaque organisation sélectionnée afin qu’ils en tiennent compte pour l’élaboration de la proposition finale, en incluant des points précis qui aient un rapport avec la participation des organisations, gouvernements locaux et autres acteurs du processus de systématisation. Il est autorisé, lors de cette deuxième étape, d’inclure des nouveaux co-exécuteurs. Il ne sera pas permis, de même, de changer les organisations co-exécutrices présentes lors de l’étape des profils, ce qui constitue un motif d’élimination de la proposition.

19. Lorsqu’elles auront été notifiées de la pré-sélection, les organisations pourront recevoir l’assistance d’un tuteur virtuel, qui sera la médiateur du processus d’apprentissage. Les organisations pré-sélectionnées pourront avoir recours à lui pour lui poser des questions spécifiques sur l’élaboration du projet final : à cet effet, un système de consultations électroniques sera organisé.  Ces questions n’incluent pas une révision totale ni des jugements d’évaluation des propositions. Le tuteur sera une personne indépendante du comité de sélection des profils et ne participera pas au processus de sélection final des propositions.

X. FORMAT DES PROPOSITIONS FINALES DE SYSTEMATISATION

20. Les profils de projet sélectionnés lors de l’étape précédente devront obligatoirement utiliser le format suivant pour présenter les propositions finales de systématisation :

(a)  Couverture. Une page avec :  (i) le titre du projet ; (ii) le nom complet, le sigle et le pays de l’Organisation Coordinatrice du projet ; (iii) le nom complet de la personne responsable de la proposition dans l’Organisation Coordinatrice, de même que son adresse postale, téléphone, fax et courrier électronique ; (iv) si nécessaire, le nom complet, le sigle et le pays de chacune des Organisations Co-Exécutrices du projet. 

(b)  Résumé d’exécution. Le résumé devra inclure une synthèse de : (i) la justification du projet (Pourquoi est-il important de faire ce projet?); (ii) ses bénéficiaires directes et indirectes (Pour qui ce projet est-il intéressant?) ; (iii) les buts et les produits attendus  (Quels résultats offre le projet?) , et ; (iv) la méthodologie  ( Comment va-t-il parvenir à ces résultats?).  De même, dans un bref paragraphe, il faudra mentionner le coût total du projet et la somme total de co-financement sollicité au Fond, en US$, ainsi que le délai total qui est projeté pour la réalisation du projet, en mois. Finalement, le dernier paragraphe du résumé d’exécution devra nommer les Organisations Coordinatrices et les Co-Exécutrices, en indiquant le pays où siège leur personnalité juridique et s’il s’agit ou pas d’organisations privées à buts lucratifs.

(c)  Antécédents et Justification. Il y a quatre questions auxquelles il faut répondre dans cette partie de la proposition : (i) Pourquoi et pour qui ce projet est-il important? ; (ii) Quels sont les antécédents qui précèdent ce projet? ( études ou projets de développement qui existent déjà, faits politiques ou sociaux qui motivent ou imposent une recherche, etc.) ; (iii) Comment ce projet complémente ou donne de la valeur à d’autres projets ou initiatives qui sont déjà en cours? ; (iv) Comment ce projet est-il clairement et directement lié au Sujet de la Convocation au Concours du Fond?

(d)  Objectifs généraux et spécifiques  L’objectif général renvoie à une visée plus large de développement que celle à laquelle le projet va contribuer. Les objectifs spécifiques sont les résultats ou produits ou effets que le projet va produire de façon directe. Les objectifs spécifiques doivent être formulés de la façon la plus concrète et directe qu’il soit possible et on doit pouvoir les vérifier. Afin que le projet soit déclaré éligible et qu’il puisse être évalué, il est indispensable que l’objectif général et que les objectifs spécifiques soient clairement et directement en rapport aux “Questions pour Orienter les Projets” qui figurent sur la Convocation 2008.

(e)  Méthodologie du projet. La question à laquelle on doit répondre dans cette partie du document-projet est la suivante : Comment va-t-on atteindre les objectifs généraux et spécifiques du projet? La méthodologie doit être présentée en plusieurs parties et chacune doit correspondre à un objectif spécifique. Pour chaque objectif spécifique, la proposition doit décrire clairement : (i) les méthodes qui seront utilisées ( par exemple “afin d’atteindre l’objectif spécifique de disposer d’un diagnostic des ressources productives contrôlées par les femmes, on utilisera la méthode de Diagnostic Rural Participatif...”); (ii) les principales activités qui seront réalisées et les outils qui seront utilisés ( par exemple, une activité peut être : "un atelier aura lieu avec un groupe de 10 femmes de la communauté et les médecins des services de santé pour identifier les causes les plus importantes de la dénutrition infantile dans la zone...”.  Un outil utilisé peut être : " Un sondage d’opinion aura lieu auprès de tous les conseillers en développement agricole qui travaillent dans la zone”) ; (iii) qui réalisera chacune des activités ( par exemple, " l’évaluation des résultats des Essais de Méthodes de Culture Conservationniste sera prise en charge par les Paysans Moniteurs avec l’aide des techniciens de l’ONG”); et (iv) Les résultats ou produits partiels et finals qui seront obtenus lors de chaque activité ou ensemble d’activités (par exemple : “On obtiendra des Cartes de Ressources de la Communauté par genre et âge de ses habitants”). Il est très utile d’inclure un tableau qui fasse la synthèse de la méthodologie, de la façon suivante :

 

Objectif spécifique

Méthode

Activités principales

Participants

Résultats ou produits

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(f)   Chronogramme Un tableau ou un diagramme qui indique le mois où débuteront et où finiront les activités principales, et le mois où l’on pourra disposer des produits principaux. Le projet doit être fini (en comptant l’envoi des rapports finals) au plus tard dans 12 mois après avoir souscri au contrat.

(g)  Budget. Le Budget doit figurer en US$. Le format obligatoire du budget est le suivant :

 

ELEMENT DE LA DEPENSE

En US$ pour la durée totale du projet

APPORT DU FOND

AUTRES APPORTS

TOTAL

Personnel

 

 

 

Dépenses de l’opération

 

 

 

Investissements

0.00

 

 

Dépenses administratives

10% maximum de la somme consacrée au personnel et aux opérations

 

 

Impondérables

5%  maximum de l’élément de Dépenses de l’opération

 

 

Total

 US$ 15,000 maximum pour des projets dans un seul pays, ou US$ 20,000 pour des projets dans deux ou plusieurs pays.

 

 

 

L’élément Personnel inclue les salaires, les honoraires et les impôts qui leurs correspondent, dépenses sociales et prévisionnelles, etc.

(i)         L’élément Dépenses d’Opération inclut les coûts directs de tous les biens et les services requis pour la réalisation des activités du projet, excepté les investissements.

(ii)        L’élément Investissements inclut le coût de tous les biens mobiliers et immobiliers qui seront achetés pour satisfaire les besoins directs du projet. Ce qui inclut l’achat de véhicules ou d’équipements d’informatique ou audiovisuels.  Le Fond NE contribuera PAS à financer les investissements.

(iii)      L’élément Dépenses Administratives inclut les coûts des services de soutien direct ou indirect requis par la projet (bureau, comptabilité, aide d’une secrétaire, électricité, services de documentation ou bibliothèque, etc.).

(iv)      L’élément Impondérables représente une somme de 5% maximum de l’élément des opérations, que le coordinateur du projet peut destiner renforcer l’Elément Personnel ou Opérations sans avoir besoin d’en demander l’autorisation au Fond. L’utilisation ou la fin de cet élément devra être expliqué a posteriori lors du rapport financier du projet.

(v)        La colonne “Autres Apports” inclue les dépenses financières pour les institutions participantes au projet, et/ou celles qui seront financées par une source toute autre que le Fond.

(vi)      L’apport total sollicité au Fond devra être égal ou inférieur à US$ 15,000 pour les projets qui seront réalisés dans un seul pays, ou de US$ 20,000 pour les projets qui seront réalisés dans deux ou plusieurs pays.

 

(h)  Annexes. Le projet devra inclure deux annexes : (i) Annexe d’Expérience Institutionnelle de la ou des organisations participantes, dans lequel on décrira l’expérience des institutions ou des entités qui participent depuis janvier 2000 et par la suite; (ii) Annexe de Curriculum Vítae du Personnel Principal qui participera au projet (pas plus de trois pages d’extension).

21. Les propositions peuvent être écrites en espagnol, en portugais, en anglais ou en français.

22. La longueur maximum totale des propositions, en partant de la couverture jusqu’aux annexes, tous deux inclus, ne doit pas dépasser 15.000 mots (à peu près 30 pages). Le Fond se réserve le droit de ne pas accepter ni de traiter les propositions qui dépassent les limites d’extension.

XI. RECEPTION ET DELAI POUR FOURNIR LES PROPOSITIONS

23. Les organisations coordinatrices des profils sélectionnés devront faire parvenir leurs propositions et tous les documents annexes requis dans ce règlement, à l’adresse qui est précisée à la fin du Règlement ci-présent, dans les délais qui sont précisés dans le point suivant. La réception de la proposition hors des délais constituera une raison suffisante et automatique pour disqualifier la proposition. Ne sera accepté aucun argument pour éviter la disqualification qui plaide pour un empêchement technique, physique, légal ou administratif que le postulant ait du subir, même lorsque celui-ci est de force majeur ou échappe à la volonté du postulant.

24. Le délai pour l’envoi de la proposition et de tous les documents annexes, arrive à échéance le vendredi 5 décembre 2008, à 13h, heure de Santiago, Chili.

25. Les propositions devront inclure les documents suivants afin d’être reçues en conformité et d’être admises au Concours :

(a)    Document-Projet et ses annexes : Si la proposition est envoyée par courrier aérien ou par la Poste, une copie papier et une copie de l’archive électronique sur une disquette de 3 1/2" ou sur CD-ROM, du document principal et des annexes. Ou sinon, si la proposition est envoyée par courrier électronique, une ou plusieurs  pièces jointes avec l’archive électronique du document principal et des annexes.

 

(b)   Lettre d’Engagement de l’Organisation Coordinatrice. Cette lettre d’engagement doit préciser : (i) Que l’organisation identifiée avec son nom complet, s’engage à souscrire au contrat respectif et à participer à l’exécution du projet si celui-ci s’avère gagnant du Concours; (ii) que l’organisation s’engage à réaliser les apports au financement du projet selon ce qui a été établi dans le budget de la proposition ; (iii) que l’organisation connaît et accepte les termes du Règlement et de la Convocation au Concours du Fond Mink'a de Chorlaví; et (iv) le type de personnalité juridique de ladite organisation et le pays où elle siège légalement, en précisant que ladite organisation n’est pas une société privée à buts lucratifs. Cette lettre d’engagement devra être signée par une personne qui ait l’autorité d’établir des engagements au nom de l’organisation. Si la proposition est envoyée par courrier aérien ou par la Poste, elle doit inclure les originaux des lettres d’engagement. Autrement, si la proposition est envoyée par courrier électronique, lesdites lettres pourront être envoyées par fax, en joignant une lettre-couverte qui indique clairement de quelle proposition il s’agit.

26. Les propositions et leurs annexes doivent êtres présentés en format électronique dans des archives qui puissent être lus avec le software Word, version 2000, pour PC. Vous êtes priés de ne pas inclure des tableaux, des images ou des graphiques qui augmentent le volume de l’archive au-delà de 500 à 700 kilo bytes environ. De même, les propositions qui seront évaluées devront avoir la documentation complète en accord avec le Règlement ; c’est-à-dire: (i) document principal en accord avec le format indiqué dans ce Règlement ; (ii) annexes au document principal; et (iii) lettre d’engagement de l’Organisation Coordinatrice de la proposition.

 

XII. EVALUATION DES PROPOSITIONS SELON DES CRITERES DE MERITE

27. Les propositions seront lues et évaluées au moins par deux évaluateurs anonymes.

28. Le mérite de chaque proposition sera évalué d’après les critères suivants :

(a)  La clarté et la qualité générale de la proposition présentée au concours. Ce facteur sera mesuré en considérant les aspects suivants : (i) que le projet soit correctement justifié, c’est-à-dire, dans la partie “Antécédents et Justification” de la proposition, soit présenté de façon claire et avec un langage direct le problème ou sujet auquel elle prétend faire face ; (ii) que les bénéficiaires directs ou potentiels du projet soient clairement et directement identifiés dans la partie “Antécédents et Justification” de la proposition, c’est-à-dire qu’elle explique quels secteurs sociaux et/ou agents et/ou personnes qui prennent des décisions sont intéressées par le projet, le pourquoi de cet intérêt; (iii) que ce soit clairement énoncé où est-ce qu’on veut en venir avec le projet, c’est-à-dire, que les objectifs spécifiques et les produits et les résultats soient clairs, concrets et vérifiables ; (iv) que la méthodologie du projet soit claire et mène à la réussite des objectifs spécifiques et qu’elle corresponde à un processus de systématisation, c’est-à-dire, à un processus de classement et de réflexion critique à partir d’une ou de plusieurs expériences de développement, autour d’une question ou d’un souci définis à l’avance, avec la participation des acteurs locaux, et orientée vers la production d’expériences dont on puisse tirer une leçon qui permette d’améliorer l’action en soi ainsi qu’à contribuer à un corpus plus large de connaissances ; (v) que le projet montre une cohérence interne, c’est-à-dire, qu’il existe une relation directe et logique entre le problème auquel le projet va faire face et l’objectif général, les objectifs spécifiques, la méthodologie, les produits et résultats, les chronogrammes et le budget. Le nombre de points maximum qu’on puisse attribuer pour ce critère est de 17 points.

(b)  Le caractère innovateur de la ou des expériences systématisées et de leur potentiel pour fournir des leçons d’un grand intérêt. Le Groupe souhaite privilégier des projets de recherche appliquée et de recherche-action qui systématisent des expériences concrètes de développement qui puissent être considérées comme innovatrices de par leurs stratégies, approches, concepts, méthodes, formes d’organisation ou autres aspects d’intérêt publique. On privilégiera, en même temps, les propositions dans lesquelles les expériences qui seront systématisées seront d’un large intérêt qui s’étende à l’Amérique Latine, c’est-à-dire, qu’elles possèdent un potentiel pour fournir des conclusions, des recommandations et des leçons qu’on en aurait tiré qui puissent être utiles pour un nombre significatif d’agents qui sont engagés dans d’autres expériences de développement. Le nombre de points maximum qu’on puisse attribuer pour ce critère est de 18 points.

(c)  Le traitement du sujet de l’équité entre les différents secteurs de la population concernée dans l’expérience qui sera systématisée au moyen du projet, en incluant les hommes et les femmes du milieu rural. Par conséquent, le Groupe donnera la priorité aux propositions de projets qui possèdent un traitement explicite et direct du sujet de l’équité, c’est-à-dire : (i) qui aient un rapport aux expériences des territoires ruraux pauvres et traditionnellement mis en marge en Amérique Latine et aux Caraïbes qui furent expressément pensées et conçues en tenant compte l’équité au sein des populations rurales (par exemple, des propositions où la conception ou le développement ont utilisé une perspective d’équité de genre ou ethnique); et/ou (ii) qui lors de l’analyse des facteurs déterminants des résultats ou effets du processus, soient inclues de façon explicite des variantes ou des phénomènes qui aient trait à l’accès équitable aux opportunités de développement par les différents secteurs de la population rurale; et/ou (iii) qui, lors des analyses des effets et des résultats de l’expérience, incluent la distribution desdits effets et résultats parmi les différents secteurs de la population rurale. Le nombre de points maximum qu’on puisse attribuer pour ce critère est de 18 points.

(d)  L’expérience de l’équipe qui exécute le projet dans la réalisation de projets de systématisation, de recherche appliquée et de recherche-action. Ce critère inclut tantôt l’expérience institutionnelle, tantôt l’expérience des individus qui jouent un rôle important dans le projet. On cherche à ce que l’Organisation Coordinatrice ainsi que les individus qui font partie du projet aient une expérience dans des projets ou activités qui soient en rapport avec le sujet de la Convocation. Le nombre de points maximum qu’on puisse attribuer pour ce critère est de 16 points.

(e)  Approche. Le Fond préfère soutenir des projets qui se réalisent dans, ou qui bénéficient directement, des territoires avec une forte incidence de pauvreté rurale et une haute incidence des processus de détérioration des ressources naturelles. De même, un nombre de points plus élevé sera attribué aux projets qui se réalisent ou qui bénéficient directement les secteurs sociaux ruraux traditionnellement mis en marge, tels que les femmes, les couches sociales extrêmement pauvres, les communautés indigènes ou afro-américaines, et les jeunes. Le nombre de points maximum qu’on puisse attribuer pour ce critère est de 10 points. 

(f)   Le rapport de complémentarité et “l’ajout de valeur” du projet proposé par rapport à d’autres activités et projets qui soient déjà en cours et pris en charge par les organisations participantes. Afin que ce critère puisse être appliqué, le projet doit clairement représenter une action supplémentaire et différente, quoique complémentaire, à celle qui est déjà en cours, et non pas un simple accroissement de la quantité ou de l’intensité ou de la portée des activés qui sont déjà en train d’être exécutées ou déjà prévues. Le nombre de points maximum qu’on puisse attribuer pour ce critère est de 10 points.

(g)  La collaboration et la coopération dans la diversité. Le Groupe s’intéresse à promouvoir la coopération et le dialogue entre les diverses organisations. Cette diversité peut avoir lieu en faisant participer les organisations de pays différents (ou différentes régions au Brésil, Mexique et Argentine) ; qui sont spécialisées dans divers sujets (par exemple, l’une a un parcours en micro crédit et l’autre en conservation de ressources naturelles); ou du fait d’être représentatives de divers types d’organisation (par exempl,e ONG qui travaille avec les universités). Le nombre de points maximum qu’on puisse attribuer pour ce critère est de 10 points.  

(h)  L’apport des postulants au co-financement du projet . Le Fond ne fait que compléter le financement des projets. Plus le pourcentage du budget total du projet viendra d’autres sources sûres, plus on lui attribuera de points selon ce critère. Pour appliquer ce critère, on ne tiendra compte que l’apport des participants au financements de coûts directs du projet (c’est-à-dire, sont exclus les apports aux coûts généraux, coûts d’administration ou  overhead). Le nombre de points maximum qu’on puisse attribuer pour ce critère est de 3 points.

29. Il revient aux postulants de s’assurer que leur proposition inclut des informations importantes et suffisantes afin que les évaluateurs puissent appliquer ces critères. Les évaluateurs reverront et émettront leurs avis au sujet de chaque proposition en se servant de l’information que celle-ci contient. Si l’information n’est pas suffisante ou ambiguë, ceux qui les réviseront assumeront que les critères n’on pas été respectés.

30. Le nombre de points que chacun des évaluateurs donnera à chaque proposition ainsi que leurs raisons, seront enregistrés par écrit. Le nombre de point de chacun proposition concernant chaque critère de mérite, sera la moyenne simple du nombre de points donné par chaque évaluateur. Si d’importantes différences existent (de plus de 20%) entre deux évaluateurs quant au décernement des points concernant un même projet, on aura recours à un troisième avis indépendant, seulement si au moins l’un des deux évaluateurs à l’origine aient décerné un total de 55 points ou plus à la proposition. La troisième évaluation sera considérée pour le processus de sélection final.

XIII. DECERNEMENT DU CONCOURS SELON LES CRITERES DE SELECTION

31. Les propositions qui seront retenues par le Comité du Groupe pour leur octroyer les ressources de co-financement seront celles qui auront obtenu un nombre de points élevé et uniforme, c’est-à-dire : 

(a)  Qui en ce qui concerne les critères de mérite décrits dans les paragraphes 28(a), 28(b), 28(c), 28 d) et 28(e), aient obtenu un nombre de points équivalent au moins au 55% du nombre de points atteint par le projet qui a été le mieux noté selon ce critère.

(b)  Qui aient reçu une note totale qui soit égale ou supérieure à 55% du nombre de points atteint par la proposition qui a le nombre total de points le plus élevé. 

32. Dans ce groupe, on veillera à ce que les ressources du Fond soient octroyées en suivant un ordre stricte de notation, jusqu’à l’épuisement des moyens disponibles du Fond pour le Concours.

33. Le Conseil pourra omettre le critère de prélation en suivant le nombre total de points afin d’obtenir un meilleur équilibre entre les différentes zones géographiques d’Amérique Latine et des Caraïbes[1] et afin de favoriser l’inclusion d’Organisations Rurales et d’Organisations Sociales. Le Conseil pourra rendre effective cette attribution seulement si la différente entre la notation totale entre les deux ou plusieurs projets qui prêtent à débat lors de l’étape de la sélection, est inférieure ou égale à 20 points.

XIV. PUBLICATION DES RESULTATS DU CONCOURS

34. Lorsque le processus d’évaluation et de décernement sera fini, le Groupe publiera sur son site web le titre, le pays de provenance et l’Institution Coordinatrice de tous les projets qui auront été reçus en conformité avec les délais du concours. Les projets qui auront gagné le concours seront identifiés et on publiera leur contenu sur le site. Dans un délai de 30 jours à partir de l’annonce publique des résultats du Concours, les représentants des Organisations Coordinatrices pourront solliciter au Groupe les copies des fiches d’évaluation de leurs projets. Il est expressément précisé que le Groupe ne donnera pas d’explications ou d’informations supplémentaires au-delà des arguments qui auront été consignés par écrit dans lesdites fiches par les évaluateurs.

XV. CONTRATS

35. Pour l’exécution du projet, un contrat sera signé entre Rimisp et l’organisation coordinatrice qui sera entièrement responsable du respect du contrat.

36. Rimisp fera un virement des fonds en US$  sur le compte bancaire de l’organisation qui a signé le contrat, en suivant le taux de change du jour ouvrable qui précède à la date à laquelle le virement sera effectué. Rimisp transférera 40% de la donation totale dans un délai maximum de sept jours ouvrables, suite à la signature du contrat. Le 30% en plus sera transféré après la réception et l’acceptation en conformité du Rapport de Progrès. Le 30% final sera transféré après avoir reçu et accepté en conformité les Rapports Financiers et Techniques Finals. 

37. Les risques intrinsèques au fluctuations des taux de change de l’Euro (monnaie grâce à laquelle la donation de ICCO a pu avoir lieu et qui a permis de constituer le Fond) et du US$ (monnaie avec laquelle le Fond opère, et dans laquelle Rimisp transférera les fonds aux Organisations Coordinatrices de chaque projet ), et les institutions participantes dans chaque projet seront entièrement responsables des différentes monnaies locales utilisées par les participants de chaque projet. Ni Rimisp, ni le Groupe, ni ICCO, n’assumeront ou financeront les pertes qui peuvent survenir lors des fluctuations du change. 

XVI. RAPPORTS

38. Pendant la septième mois qui suit la signature du Contrat, l’Organisation Coordinatrice présentera à Rimisp un bref rapport narratif (10 pages maximum), où résumera les six premiers mois du projet, en termes de : (i) les principaux ajustements à partir de l’inclusion des questions communes qui ont surgi lors de l’atelier des coordinateurs ; (ii) définition et justification de l’axe de systématisation , (iii) définition des hypothèse explicites et/ou de travail ; (iv) progrès de la reconstruction du processus (s’il a atteint ce niveau) ; (v) les activités programmées et celles qui ont été réalisées ; (vi) les activités programmées et qui n’ont pas eu lieu ou qui ou été ajournées; (vii) les principaux problèmes que vous avez pu rencontrer et comment vous les avez résolus ; (viii) les principales actions prévues pour les six prochains mois ; et (ix) une brève réflexion autour du développement du projet. 

39. Au terme du projet et au plus tard le 31 Décembre 2009, l’Organisation Coordinatrice présentera à Rimisp un Rapport Financier, signé par le Représentant Légal et le Responsable des Finances ou la Comptabilité. Le Rapport Financier sera présenté dans un format standard défini par Rimisp qui sera communiqué avant la signature du Contrat.

40. Au terme du projet et au plus tard le 31 décembre 2009, l’Organisation Coordinatrice présentera au Rimisp un Rapport Technique Final qui prendra la forme d’un ou plusieurs articles susceptibles d’être publiés dans quelque magazine spécialisé. Les instructions de format pour la préparation de ces Articles seront publiées sur le site web du Groupe, au plus tard quatre mois à l’avance en partant de la date de présentation des rapports. Les articles finals pourront être refusés si ce format n’est pas respecté.

XVII. ACTIVITES POSTERIEURES A L’EXECUTION DE CES PROJETS  

41. Suite à la réception des rapports techniques finals, on organisera un processus d’analyse comparative des résultats des différents projets, afin d’obtenir et de documenter les résultats, conclusions et recommandations générales, c’est-à-dire, afin qu’ils soient applicables à un univers plus large que celui que chaque projet a analysé séparément. Les Organisations Coordinatrices et Co-Exécutrices des projets soutenus par le Groupe, s’engagent et sont obligées à participer dans ces activités d’analyse comparative et à faire en sorte que son personnel y consacre le temps nécessaire dans une limite prudente.

 

42.  Lorsque l’analyse comparative sera finie, le Groupe concevra et réalisera un processus de communication stratégique des résultats de chaque Concours. Le but est que ceux qui prennent des décisions qui portent tout particulièrement sur le sujet de chaque Concours, aient accès aux résultats. Les Organisations Coordinatrices et Co-Exécutrices s’engagent et sont obligées d’accepter l’utilisation gratuite par le Groupe des rapports partiels et finals, des articles et de toute sorte de produit intermédiaire ou final qui ait été produit par son projet. 

XVIII. Fonctions et attributions pendant le concours

43.  Le Conseil du Groupe sera responsable de la direction et de la supervision de tout processus établi dans ce Règlement. En particulier, il approuvera n’importe quelle modification du présent Règlement, garantira le caractère idoine et objectif du processus de notation et de sélection, et appliquera les critères de décernement pour décider quels sont les projets qui seront co-financés par le Fond. 

44. Toutes les décisions que le Conseil du Groupe prendra à n’importe quel moment du processus général de réception, révision, présélection, évaluation, sélection ou signature des contrats des projets de recherche, ou pendant la révision et acceptation des rapports Financier et Techniques partiels et finals, seront définitives et ne pourront pas faire l’objet d’une remise en cause ou d’une révision supplémentaire. Le Conseil n’est pas obligé de justifier ses décisions.

XIX. REGLES GENERALES

45. Toute la documentation et les communications officielles du programme seront publiées sur Internet grâce au site web dont l’adresse (URL) est www.grupochorlavi.org. Il est fortement recommandé aux participants et à ceux qui s’y intéressent, de consulter régulièrement ce site afin de s’informer sur le progrès du programme et sur les éventuelles décisions qui pourraient modifier ce qui a été établi dans le document ci-présent. Les modifications qui seront publiées sur ce site web seront valables à partir de moment où elles seront publiées électroniquement.

46. Toute situation qui n’est pas été convenablement stipulée dans cette Convocation sera prise en charge par le Conseil du Groupe. 

47. Pendant la mise en place des projets, ou après avoir reçu les rapports finals techniques et financiers, le personnel de Rimisp et les membres du Conseil du Groupe ou leurs représentants, pourront visiter les institutions responsables des projets pour évaluer avec eux  leur progrès.

48. Les rapports qui seront délivrés au Groupe et qui seront conformes à la condition portant sur les rapports techniques finals, seront édités, publiés, imprimés et distribués par le Groupe par de tierces personnes avec qui on ait convenu ladite édition, publication ou distribution. Ils seront aussi publiés sur Internet. La distribution n’aura pas de buts lucratifs. Le Groupe reconnaîtra légalement et formellement la paternité individuelle et institutionnelle de ces documents, en accord avec les standards internationaux conventionnels. Le Groupe se réserve le droit de publier ces documents pendant une durée de 12 mois à partir de leur réception en conformité ; lorsque cette période sera passée, les auteurs seront libres d’agir quant aux autres opportunités pour publier leurs textes.

XX. DELAIS

49. Les délais des étapes du Concours sont : 

 

28 juillet 2008                      Publication de la Convocation et du Règlement du Concours 2008.

 

20 septembre 2008                 Fin de la réception des questions pour éclaircir certains points de la Convocation, le Règlement ou n’importe quel autre aspect qui intéresse les postulants.

 

30 septembre 2008                 13h, heure de Santiago du Chili, délai final pour réception des profils de projets.

 

27 octobre  2008                 Publication des résultats des profils des projets.

 

5 décembre 2008                A 13h, heure de Santiago du Chili, délai final pour la réception des propositions finales de systématisation et de documentation supplémentaire requise par le Règlement.

 

15 décembre 2008              Publication sur le page web du Groupe de la liste de projets gagnants du Concours.

 

31 décembre 2008              Signature des contrats avec les organisations exécutrices des projets gagnants.

 

Février 2009             Atelier des coordinateurs des projets gagnants.

 

17 juillet 2009                      Présentation des rapports de progrès. 

 

31 décembre 2009  Présentation des rapports finals, techniques et financiers.

 

Janvier-Mars 2010  Révision des rapports et analyse comparative.

 

Avril 2010                             Conférence électronique de synthèse.

 

XXI. ADRESSE DE COMMUNICATION

50. Toutes les communications adressées au Fond, ce qui inclue les propositions (document-projet, annexes au document-projet et lettres d’engagement), doivent être envoyées à l’adresse suivante :

 

Fondo Mink'a de Chorlaví

c/o Rimisp

Casilla 228 - Correo 22 - Santiago, Chile

Tel. (56-2) 236 45 57 - Fax (56-2) 236 45 58

[email protected]

 

51. Toutes les informations que le Fond devra faire parvenir à ceux qui s’y intéressent, aux postulants et au public en général, seront publiées sur le site web dont l’URL est www.grupochorlavi.org

 


2.                   [1] A cet effet, on considère comme régions celles qui suivent : (i) Mexique et Amérique Centrale (Panama inclu), (ii) les Caraïbes, Bélice, Surinam, Guyane, (iii) Région Andine (Venezuela, Colombie, Equateur, Pérou et Bolivie ) et (iv) Cône Sud (Brésil, Argentine, Chili, Paraguay et Uruguay).